Tout savoir sur la sirétisation (ou siretage) de votre base de données

Introduction

La France dispose d’une grande base de données gérée par l’INSEE et qui reprend la totalité des entités économiques françaises en activité ou non. Cette donnée publique est accessible plus facilement depuis l’avènement de l’Open-Data et permet aux professionnels d’enrichir leurs bases de données propres via le traitement de SIRETISATION.

Qu’est-ce que la sirétisation ?

La sirétisation ou sirenage consiste à rapprocher une base de données commerciales de clients/prospects du référentiel SIREN de l’INSEE.

Le SIREN (Système d’Identification du Répertoire des ENtreprises) est un nombre composé de 9 chiffres attribué aux entreprises ou association par l’INSEE au moment de leur création. Ce numéro d’identification est commun à tous les établissements de l’entreprise ; c’est à dire au siège et à ses établissements secondaires.

Le SIRET (système d’identification du répertoire des établissements) se compose quant à lui de 14 chiffres. Les 9 premiers correspondent au SIREN puis les 5 suivant sont le numéro NIC (Numéro Internet de Classement) qui différencie les établissements de l’entreprise. Le SIRET est unique pour chaque établissement, à l'image de votre numéro de sécurité sociale.

SIRET = SIREN + NIC

L’objectif de la sirétisation est donc d’attribuer un numéro de SIRET à chaque ligne analysée, c’est à dire un établissement au sens INSEE. Une fois ce SIRET attribué, il est possible d’enrichir la ligne d’un tas d’informations liées.

Les données disponibles pour enrichir votre base.

Voici la liste non exhaustive des champs les plus importants disponibles dans la base SIRENE.

On peut y trouver également des informations hors base SIRENE, comme les coordonnées du dirigeant ou des informations liées à la personne morale. Ces données ne concernent pas les salariés.

Comment fonctionne la sirétisation ?

En savoir plus sur la sirétisation d'un fichier client

La sirétisation est une opération qui demande du temps de traitement et elle se déroule en trois grandes étapes :

La phase automatique

Elle permet de traiter la majeure partie du fichier (entre 70% et 80%). Ce traitement consiste à comparer en une seule fois votre base client/prospect avec la dernière version à jour de la base SIRENE. Le traitement se base sur un algorithme qui tentera de faire matcher chaque ligne de votre fichier avec le référentiel INSEE. Ce processus permet de déterminer un taux de rapprochement, également appelé taux de match, qui permet aussi d’évaluer la qualité de votre fichier. C’est par rapport à la qualité de ce traitement que vous devez choisir votre prestataire. En effet, la donnée enrichie reste de même qualité puisque qu'elle est toujours puisée à votre base de données.

N’hésitez donc pas à faire tester un échantillon voire, toute la base pour obtenir ce taux de rapprochement. Sachez que plus ce dernier est bas, plus vous aurez de rapprochement manuel à fournir. Les taux de rapprochement dépendent essentiellement de la qualité initiale de votre base et varient entre 50 et 100% de rapprochement.

La phase semi-automatique

Ce traitement consiste à réduire les critères de rapprochement du score pour augmenter artificiellement le nombre d’adresses rapprochées. On va ainsi accepter des raisons sociales proches, des adresses approximatives…

La phase manuelle

Comme son nom l’indique, cette étape consiste en une recherche manuelle des dernières lignes non retrouvées. Cette phase est longue et souvent coûteuse car elle fait appel à un opérateur qui travaillera ligne par ligne pour relier vos données et celle du référentiel INSEE. Les données compliquées à récupérer sont souvent liées à des erreurs de saisie, des raisons sociales erronées (enseigne, nom du dirigeant, intitulé flou comme CCAS) ou des adresses manquantes et/ou incomplètes. Cette phase manuelle sera utilisée en dernier recours lorsque les lignes restantes ne peuvent être laissées pour compte.

Enfin, malgré les 3 phases il restera toujours des données non rapprochables de la base de données INSEE (comme les particuliers, certaines associations, certains établissements publics ou des sociétés étrangères).

Traitement au fil de l’eau par webservice

On peut mener le même type de traitement de sirétisation à chaque création ou modification d’un enregistrement de la base. Pour ce faire, on va ajouter des scripts aux formulaires des sites et des applications comme la CRM et l’ERP. Ce type de mise en place est intéressante si un volume conséquent de fiches est créé ou modifié.

Ma base est enrichie en SIRET, que dois-je faire lors de l’intégration ?

Voici les premières actions à mener une fois le fichier enrichi.

Supprimer les évènements “fermeture”

Il faut supprimer les prospects, clients inactifs cessés ou liquidés sans hésiter. Soyez plus prudent avec les clients actifs dans la dernière année ; il se pourrait que certains aient des commandes en cours ou que le rapprochement ait commis une erreur due à un doublon.

Modifier les adresses des sociétés “déménagées”

Il faut modifier les prospects ou clients inactifs déménagés sans hésiter. Soyez plus prudent avec les clients actifs dans la dernière année pour les mêmes raisons que plus haut.

Dédoublonnage des Sirets en doublon

Vous pouvez, si votre informatique le permet, fusionner les comptes clients/prospects ayant le même SIRET.

Regrouper les sociétés ayant le même SIREN, dans un groupe capitalistique

Attribution d’un même groupe à tous les établissements avec le même code SIREN. Par exemple, le groupe DECATHLON a comme SIREN 306 138 900.

Regrouper les sociétés ayant la même enseigne, dans un groupe de marque

Attribution d’un même groupe à tous les établissements avec la même enseigne. Par exemple, le groupe AFFLELOU. L’enseigne transcende les franchisés.

Mettre en place une segmentation métier basée sur les codes NAF

Voir notre article sur la segmentation

Faire un profiling de la base pour déterminer les codes NAF les plus porteurs en prospection.

Voir notre article sur le profiling

Les autres traitements possibles une fois ma base enrichie en numéro de SIRET

La sirétisation peut servir à plusieurs services d’une entreprise, que ce soit la comptabilité, le marketing ou encore la DSI.

Le traitement peut intervenir comme une étape lors de la mise en place d’un logiciel de gestion. On fait alors appel au sirenage pour nettoyer et injecter des données complètes et propres. Si les logiciels sont déjà en place, on parlera alors de mise à jour de votre CRM ou autres outils de la relation client.

En plus de présenter de nombreux avantages : nettoyer votre base de données des sociétés fermées, identifier les doublons dans votre base, récupérer les adresses des sociétés déménagées, identifier les établissements appartenant à un même groupe… Le Numéro de SIRET permettra d’enrichir votre base de données en informations complémentaires tels que les numéros de TVA intracommunautaire, les emails, le téléphone, le chiffre d’affaires, le score financier, etc.

Acquisition de lignes supplémentaires (SIREN d’un même groupe, NAF porteurs, société d’une même enseigne) pour enrichir la base – Voir notre article sur l'appending